Description du poste

Lieu d’affectation : Bouaké
Période : 06 mois
Date de publication : 30 Janvier 2023
Date de clôture de l’offre : 10 Février 2023

Dans le cadre du traitement de ses archives à Bouaké, l’ONG AIP recherche un (01) stagiaire archiviste basé à Bouaké pour une période de 06 mois.

En accord avec la vision, la mission et valeur fondamentales de AIP, le Stagiaire Archiviste sera responsable du tri, du classement, de la codification et du rangement des archives. Celui-ci lui apporte son concours pour l’analyse des données, la planification, le suivi/évaluation et les réaménagements nécessaires.

De façon spécifique le titulaire du poste assurera les tâches et responsabilités suivantes :

Contribuer à l’archivage de tous les documents administratifs et comptables liés aux activités de l’ONG AIP
– Année et mois
– Type d’activité (projet)
– Type (Banque et Caisse,
– Bureau principal et Sous -Bureaux
1. Trier les documents récupérables en fonction du classement ci-dessus
2. Effectuer le scan en format PDF des dossiers administratifs et financiers
3. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.
4. Faire les inventaires, classements, codifications et rangement des documents
5. Constituer une base de données des archives (saisie informatique)
6. Collecter, classer et conserver et restaurer les archives
7. Mettre en place des systèmes efficientes et pratique de stockage des documents administratifs et comptables (plan de classement)
8. Veiller à la conservation et à la sécurisation des archives
9. Procéder à l’archivage électronique des documents et assurer la bonne gestion du répertoire numérique constitué
10. Enumérer l’accès des archives aux personnes habilitées
11. Veiller à la mise à disposition des dossiers pour l’archivage dans un délais obligatoire
12. Destruction des documents selon les procédures de AIP.
13. Manutention de cartons de documents (rangement)

Profil du poste

QUALIFICATIONS – EXPERIENCES ET QUALITES REQUISES

• Un diplôme supérieur (BAC + 2) archivistique ou autre spécialité (Science de l’information Documentaire),
• Justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins une (1) année à un poste similaire
• Avoir des techniques de conservation de documents et une connaissance des principes de l’archivage physique et numérique.
• Avoir une connaissance des techniques de classement et d’inventaire, des outils informatiques (système d’archivage électronique/gestion électronique des documents)
• Capacité d’organisation et d’adaptation
• Avoir ne capacité à travailler sous pression
• Avoir un esprit d’équipe, d’excellente capacité d’analyse et de synthèse, le sens de l’écoute et de la confidentialité.
• Excellentes compétences en informatique, en particulier dans le progiciel SAP, les applications MS Office tels que MS Word, MS Excel, MS Access, Internet Explorer serait un atout.
• Engagement personnel, flexibilité, efficacité et volonté de résultat ;

COMPETENCE ET VALEURS
• Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les
départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir rapidement des résultats de qualité et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• S’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation
• Être doté de bonne aptitude en communication interpersonnelle
• Possède des compétences dans les domaines de la collecte, de la gestion et de la communication des archives sur le long terme.
• Être assidu et faire preuve de dynamisme dans le travail
• Afficher une attitude professionnelle au sein et en dehors du lieu de travail de sorte à valoriser la vision et la mission de l’ONG
• Être discipliné et respectueux
• Faire preuve de professionnalisme, capacité à travailler de manière calme, et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
• Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.

Dossiers de candidature

Nature du contrat
Contrat à Durée Déterminée (CDD) de 06 mois renouvelable avec une période d’essai de 01 mois.

Dossiers de candidature
 01 Lettre de motivation indiquant la prétention salariale adressée à Monsieur le Président de Direction de l’ONG AIP.
 01 CV avec photo en couleur (avec des adresses mail et contact exactes de 2 personnes de références).

 Copies des diplômes, ou des diplômes exigés pour le poste attestant les expériences acquises (attestation ou certificat de travail) figurant dans le CV.
 Copie de la CNI ou tout autre document équivalent attestant votre identité

NB : L’ONG AIP applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.

Date et modalités de dépôt des dossiers de candidature

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature en copie physique au siège de l’ONG-AIP Situé à Bouaké Air-France 1 rue 18 lot N°20, rond-point place de la paix, route de Kennedy, sous pli fermé avec mention « Dépôt candidature Stagiaire Archiviste ».

La date limite de réception des dossiers de candidature est fixée au vendredi 10 Février 2023 à 12 heures GMT délai de rigueur
Passez ce délai les candidatures ne seront plus acceptées. Pour toute information complémentaire, contacter le numéro suivant : 2731624362.
Les dossiers seront dépouillés en séance privée par le Comité de Recrutement de l’ONG AIP

NB. Seuls les candidats(es) sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour le test d’embauche (écrit et/ou oral/) qui se tiendra à notre siège. Aucun dossier ne sera retourné après la sélection.