Description du poste

L’archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public (PTF, Audit, programmes, Cabinet ministériel, entité bénéficiaires) et aux chercheurs (assistance techniques, étudiants, évaluateurs etc.). Ces archives proviennent des administrations des programmes, de l’UCP-FM, du FM, du Cabinet du MSHPCMU, des administrations ou entités bénéficiaires des subventions, des principaux récipiendaires communautaires, du CCM et toute autre structure ou parfois même de particuliers. Plus spécifiquement il /elle sera chargé(e) des tâches suivantes :

1. L’archiviste sera chargé (e) d’orienter et d’appliquer la politique d’archivage de l’établissement. A cet effet l’archiviste est amené (e) à mettre en place les procédures, processus et directives pour l’archivage physique et électronique/informatique avec le circuit (flow) avec les niveaux d’hiérarchie et
d’accès.

2. L’archiviste est responsable de la collecte des archives, à savoir de placer de manière appropriée les documents. Cela nécessite un travail de tri entre ceux destinés à être conservés et ceux prêts pour la destruction.

3. Ensuite, les documents placés en archive doivent être précisément répertoriés. L’archiviste doit alors établir des méthodes de recherche de façon qu’ils puissent être facilement retrouvables. Il est également amené à restaurer et compléter des archives. A cet effet des checklists seront établis afin de systématiser le processus.

4. La conservation des documents passe également par une mise sous version informatique de ces derniers. Les supports sont divers et ceux-ci peuvent être enregistrés sur des supports informatique, des bases de données informatisées ou des répertoires numériques.

5. L’archiviste rendra compte par le rapportage périodique et les présentations nécessaires à sa hiérarchie et à la coordination. A cet effet l’utilisation de Microsoft Excel, l’application d’archivage ou autres pour générer des tableaux, des graphiques et des rapports basés sur les données qui illustrent la gestion de l’archivage.

Profil du poste

– Minimum BAC + 2 en archiviste, en information ou communication, option métiers du livre et du patrimoine, en sciences de l’information et des bibliothèques ou tout autre diplôme similaire (documentaire etc.).
– Un diplôme en droit ou en histoire serait un atout.
– Un minimum de 02 ans d’expérience professionnelle en tant qu’archiviste ou documentaliste dans le secteur public ou privé ;
– Une expérience dans un métier similaire auprès de bailleurs nationaux ou internationaux serait un atout.
– Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, une application informatisée de gestion des archives, etc…) ;
– Maitrise du matériels informatique (scan, imprimante etc.)
– Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de fonctionnement permanent ;
– Connaissance des procédures de stockage et de documentation
– Bonnes capacités en communication ;
– Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
– Bonnes capacités relationnelles ;
– Avoir un bon sens de l’organisation ;
– Avoir un esprit d’initiative ;
– Connaissance des procédures de gestion de divers bailleurs serait un atout.

Dossiers de candidature

Le dossier de candidature sera constitué de :
✓ Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de l’UCP-FM ;
✓ Un Curriculum vitae (CV) détaillé avec les références de deux personnes
pouvant attester les qualités professionnelles et morales du candidat ;
✓ Une copie des diplômes et/ou certificats de formation ;
✓ Une copie des certificats et/ ou attestations de travail prouvant les expériences
de travail passées et actuelles.

Le candidat est invité à :
1. Soit soumissionner sur le site de l’UCP FM au lien suivant : https://ucpfm.com/emplois.
2. Soit déposer son dossier de candidature physiquement et sous plis fermé, les
jours ouvrables de 8 heures à 16 heures (heure locale) en six (6) copies (un
original et cinq copies) à l’adresse suivante :
Secrétariat de l’Unité de Coordination des Projets subventionnés par le
Fonds Mondial située à Abidjan Cocody, 7ème Tranche, Les Oscars, Lot
3740, Lot 305 dans le sens Cocody vers Angré, carrefour les oscars à
droite ; deuxième carrefour à droite ; sixième villa DUPLEX jaune en face
du pressing Arc-en-ciel ;
06 BP 2794 Abidjan 06.
Tél : 27 22 42 24 37

Le dossier doit être anonyme et ne porter que la mention « Recrutement pour le poste d’Archiviste»
La date limite de soumission des candidatures est fixée au lundi 22 mai 2023 à 16 H
00 GMT.